직속상사에서 CEO까지 한 번에 승인되는 보고서는 무엇이 다를까? ‘내 보고서가 최종 소비되는 장면을 생생(real)하게 그려 보라!’ 이것이 바로 막힘없이 승인받는 논스톱 보고의 핵심입니다. 보고서를 포함한 모든 문서는 최종 소비자(의사결정권자) 관점에서 만들어야 합니다. 이 ‘관점 전환’이 돼야 어떤 정보를 수집해 어떤 형식의 보고서로 어떤 방식의 보고를 할지 결정할 수 있기 때문이죠. 이 책은 바로 이 ‘관점 전환’, 즉 보고자가 아닌 최종 의사결정권자 관점에서 상황을 이해하고, 의사결정권자가 원하는 것과 걱정하고 두려워하는 것을 분석해 해결해 줌으로써 내 보고서가 막힘없이 승인받는 방법을 설명하고 있습니다.

글을 시작하며_ AI 시대 최고의 무기, 기획력 & 보고력 1장 인생을 바꾼 깨달음, 보고서 최종 소비장면 상상하기 001 보고서 최종 소비장면 생생하게 그려 보기 모든 업무에 활용되는 ‘관점 전환 능력’ 002 내 보고서 낯설게 읽어 보기 003 보고상황 입체적으로 파악하기 이해관계자의 ‘욕구-두려움-상황’ 분석 / 의사결정권자가 두려워하는 것 반드시 해결해 주기 004 상사가 원하는 것을 파악하는 5가지 질문 005 막힘없는 보고서 작성을 위한 3가지 요건 2장 메타인지로 선명하게 생각 정리하기 001 메타인지, AI를 이기는 인간의 능력 메타인지 개념을 발전시킨 다양한 이론 / 인간의 역할은 최선의 것을 선택하는 것 002 몰입으로 활성화하는 ‘메타인지 통찰법’ ‘집중+만족’ : 몰입으로 메타인지를 활성화하는 루틴 / ‘지금! 최선인가?’ : 메타인지 통찰법 003 ‘메타인지 상황 인정법’, 활로를 뚫는 전략의 핵심 004 ‘한마디로 요약하면?’, 생각 정리를 위한 최고의 질문 005 ‘경우의 수 분석법’, 치밀한 대안 마련을 위한 도구 3장 보고의 품질을 높이는 전략적 사고 001 ‘문제 인지와 정의’, 문제해결의 핵심 002 ‘현상-원인-대안’, 문제해결을 위한 3단계 사고 패턴 기획 고수의 사고방식 / Root Cause 분석도구 활용법 003 ‘시간-공간-에너지’, 경쟁에서 승리하는 전략적 사고 패턴 전략이란 / 전략의 핵심 구성요소 / 전략의 핵심은 ‘유리한 싸움을 만드는 계산’ / 전략의 본 질은 ‘시간-공간-에너지’ / 이순신에게서 배우는 에너지 집중 전략 / 전략적 마인드의 첫걸음 004 ‘퀵 윈 사고 패턴’, 최소 자원으로 성과를 내는 기술 중장기 과제를 효율적으로 배분하는 방법 005 ‘최선-보통-최악’, 위기를 최소화하는 시나리오 사고 패턴 다양한 가능성을 대비하는 전략적 사고 / 쉘(Shell)의 시나리오 경영사례 / 시나리오 사고의 핵심 구조, ‘최선-보통-최악’ 3단계 프레임 006 ‘통찰 또는 직관’, 뿌연 머릿속을 뚫고 나오는 선명한 생각 007 ‘3W 1H 프레임’, 콘셉트를 쉽고 빠르게 뽑는 방법 4장 압축의 힘이 살아있는 1페이지 보고서 001 ‘압축과 정보 전달’, 1페이지 보고서의 핵심 1페이지 보고서에 관한 고정관념 / 1페이지 보고서의 핵심은 ‘간결함’ 002 ‘본문’과 ‘첨부’를 나누는 기술 003 4가지 보고서 유형별 목차 구성 패턴 004 설득 성공의 50%는 ‘제목과 추진배경’ 005 ‘제목 정하기’, 보고서 성패를 결정하는 출발점 부제 활용의 중요성 006 보고서 호감도를 높이는 ‘추진배경(목적) 잡기’ 007 압축효과를 높이는 ‘표+문장 활용법’ 008 문장 압축의 비법, ‘줄일 내용, 늘릴 내용 구분하기’ 문장 압축의 핵심 기술 / 실전에서 효과적인 4가지 압축기술 / 용어 선택 시 유의할 점 009 문서성격에 적합한 ‘목차번호 붙이기’ 010 공문, 원칙에 맞춰 쉽게 작성하기 공문의 성립요건 / 결재 의미 이해하기 / 공문 작성 핵심 표기방법 / 10분 만에 공문을 작성하 는 핵심 노하우 / 국립국어원의 공공언어 바로 쓰기 자료 활용하기 011 보고의 완벽 마무리, 품의서 만들기 품의서란 / 품의서 효과적 활용사례 / 품의서 구성요소별 작성 팁 012 보고서 품질을 결정하는 14가지 점검기준 5장 커뮤니케이션 효과를 높이는 이메일 & 회의록 001 이메일, 기록과 정보 공유를 위한 최고의 도구 이메일 활용의 3가지 강점 / 이메일 고정관념 깨기 / 비즈니스 이메일 5가지 핵심 구조 002 이메일 작성역량을 높이는 13가지 실전 팁 003 업무 구석구석 쓰이는 이메일 효과 이메일 공지문 보낼 때 유의할 점 004 현명한 리더의 이메일 활용술 005 회의는 집단지성 효과를 발현하는 현장 회의는 집단지성의 기술 006 회의 준비는 보고서보다 ‘토의목록’으로 007 회의록, 쉽게 쓰고 효과적으로 활용하는 법 회의록의 2가지 역할 / 회의록 쓸 때 도움되는 실전 팁 6장 비즈니스 성공을 위한 사업계획서 001 ‘사업목적과 미션’, 사업계획서의 출발점 미션 및 비전 수립방법 / 빠른 미션 수립을 위한 기준표 002 잘 작성된 사업계획서의 3가지 요건 003 ‘가치 & 실행 가능성’, 비즈니스 모델의 핵심 비즈니스 모델 구상 8가지 핵심 원칙 / 다양한 비즈니스 모델 예시 004 스타트업 사업계획서(IR) 12가지 작성 노하우 스타트업 사업계획서 목차 반영 내용 / 스타트업 IR 자료(사업계획서) 작성 시 핵심 포인트 005 연간 사업계획서 6가지 작성 노하우 7장 간결함과 전달력이 돋보이는 파워포인트 보고서 001 스티브 잡스형 vs. 맥킨지형 보고서 002 맥킨지형 파워포인트 보고서 작성 노하우 003 헤드 메시지 간결하고 명확하게 쓰는 법 004 헤드 메시지가 돋보이는 5가지 슬라이드 패턴 005 파워포인트 보고서와 1페이지 보고서 바꿔서 만들기 8장 문서의 설득력을 강화하는 실전 보고법 001 때와 상황에 맞는 보고의 유형 002 시간대별로 잘 먹히는 보고방식 003 ‘요약 보고’, 초반에 기선을 잡는 보고법 결론을 먼저, 부연설명은 나중에 004 ‘중간 보고’, 논스톱 보고의 핵심 기술 005 보고의 신뢰와 설득력을 높이는 5가지 핵심 원칙 006 보고의 효율을 높이는 3가지 도구 007 커뮤니케이션 오류를 없애는 메모 소통법 메모를 활용한 소통의 장점 / ‘확인-우선순위-일정’, 메모 활용 업무 협의의 핵심 9장 집중과 호응도를 높이는 프레젠테이션 기술 001 ‘청중-목적-환경’, 프레젠테이션 사전 3P 분석 002 ‘시나리오’, 프레젠테이션 생명선 만들기 003 ‘아이 컨택’, 프레젠테이션 몰입의 열쇠 004 호감과 전달력을 강화하는 발성 & 말 속도 조절법 발성과 발음을 잡아 준 ‘아에이오우’ 발성비법 / 발표 긴장을 줄이는 ‘말 속도 조절법’ 005 박수받고 시작하는 첫인사 노하우 006 원활한 프레젠테이션 진행을 돕는 실전 팁 발표 시 청중 반응에 대처하는 방법 / 막강한 정보격차가 프레젠테이션 성공 요소 10장 종합적 사고력을 키워 주는 정보관리 & AI 활용법 001 ‘종합적 사고력’, 창조적 대안을 뽑는 능력 종합적 사고력 강화의 원리 002 보고역량을 높이는 AI & ChatGPTs 활용법 생성형 AI가 잘하는 것, 못하는 것 / 생성형 AI에게 하는 지시는 잘게 쪼개서 / ChatGPTs 활용 ① : 회의록 작성기 / ChatGPTs 활용 ② : 공문서 작성기 / 생성형 AI로 보고서 검토하기 003 자료 활용이 편해지는 폴더 & 파일명 구조화 구조화된 파일명 작성법 004 과거가 현재를 돕는 업무 히스토리 파악법 005 언제 어디서나 생각을 기록하는 클라우드 메모장 006 ‘정보, 깨달음, 도식, 날짜’는 기록의 공통 요소 007 ‘동그라미, 네모, 선’이면 되는 비주얼 씽킹 비주얼 씽킹 6가지 기본 패턴 008 엑셀을 활용한 데이터베이스(DB) 관리방법 AI·빅데이터와 정보 분석의 중요성 / 1 대 다의 관계 이해하기 / 스프레드시트를 활용한 DB형 자료 관리방법 009 ‘디지털 & AI 전환(DX & AX)’, AI 시대 필수 정보화 마인드 DX·AX 마인드란 / 일하는 방식을 바꾸는 작은 DX·AX 마인드 / 기술보다 중요한 건 문제를 푸는 방식 11장 보고역량을 높여 주는 몇 가지 조언 001 보고서 품격을 높여 주는 8단계 발상법 002 인정받는 보고는 언제나 ‘능동형’ 003 ‘일기’, 생각 정리에 가장 좋은 도구 004 ‘독서’, 지식의 뼈대를 제공하는 토대 왜 지금, 독서인가 / 누구나 실천할 수 있는 7단계 독서습관 / 창의적 발상을 위한 독서카드 활용법 / 2주 만에 30권 읽는 ‘주제별 추적 조사법’ 005 지혜의 출발점은 모름을 인정하는 것

대부분의 기획은 ‘사람의 마음을 움직이는 데’ 목적이 있습니다. 제품 마케팅 기획이든, 조직 구성원을 위한 복리혜택 기획이든, 국가정책 기획이든, 기획의 90% 이상은 결국 사람의 마음을 움직이는 데 목적이 있습니다. 기획의 직간접적인 이해관계자의 마음을 모른다면 알맹이 없이 겉모습만 그럴 듯한 보고서나 기획안이 나올 가능성이 큽니다.
저는 문서 작성에 앞서 이해관계자들의 마음을 알기 위해 ‘욕구-두려움-상황’ 분석을 합니다. 다른 말로 ‘원하는 것-걱정하고 두려워하는 것-처해 있는 상황’ 분석이라고 풀어 볼 수 있습니다. 역지사지의 구체적인 실행방법으로 볼 수도 있죠. 어떤 사람이든, 돈이 많건 적건 원하는 게 있고, 걱정하고 두려워하는 게 있습니다. 그러니 의사결정권자의 원하는 것이나 걱정하고 두려워하는 것을 보고서가 해결해 주지 못하면 승인받기 어렵습니다. 예를 들어 제안서를 작성한다면 고객이 무엇을 걱정하는지를 고민해서 그것을 좀 더 어필하거나, 고객이 원하는 걸 고민해서 그 내용을 넣어 주면 경쟁 상대보다 조금이라도 앞서갈 수 있다는 것이죠.
〈1장 중에서〉
몰입상태에서는 메타인지도 자연스럽게 활성화됩니다. 정신이 또렷해지면서 자신의 생각과 감정을 관찰할 수 있게 되죠. 이것은 제가 그동안 여러 조직을 안정적으로 구축하고 성장시킨 비법이기도 합니다. 저는 채용 인터뷰를 할 때도 눈빛이 또렷하며 아이 컨택을 잘하고, 자신의 역량의 장단점을 솔직하게 말하는 인재를 주로 뽑습니다. 이력서 경력이 조금 약해도, 큰 회사 출신이 아니어도 이런 사람들은 조직에 빠르게 적응하고, 주변과 소통·협력을 잘해 조직의 성과에 기여합니다.
몰입능력이 좋은 사람들은 외부에서 들어오는 정보나 자극을 ‘있는 그대로’ 봅니다. 그래서 올바른 선택과 판단을 할 가능성이 큽니다. 반면에 몰입능력이 부족한 사람들은 외부에서 들어오는 정보나 자극을 ‘자신의 과거 경험이나 신념으로 걸러서’ 인식합니다. 심리학 용어로 ‘확증편향’이라고 하죠. 확증편향에 빠지면 모든 것을 과거 기준으로 판단합니다. 새로운 문제를 창의적으로 해결하지 못하고, 자기고집을 부려 주변과의 소통과 협력이 어려워지죠. 속된 말로 ‘꼰대’가 됩니다. 꼰대가 많은 조직이 잘 될 리 없다는 사실은 여러분도 잘 알고 있겠죠?
〈2장 중에서〉

상사는 크게 2가지 유형으로 나뉩니다. 하나는 직관적으로 빠른 판단을 하는 유형입니다. 요약본만 보고 ‘좋네, 진행합시다’ 하는 부류죠. 다른 하나는 꼼꼼하게 검토하는 유형입니다. 요약본을 보고 나서 ‘이건 왜 이런 거야?’ 등의 질문을 하는 부류죠. 상사에게서 이런 질문을 받으면 보고자는 바로 첨부자료를 넘기며 추가 설명을 하면 됩니다. ‘본문+첨부 구조의 1페이지 보고서’로 이 두 유형의 상사를 모두 만족시킬 수 있습니다. 1페이지 보고서는 결국 ‘보고받는 사람의 시간을 아껴주는 방식’이자, ‘보고자의 생각이 잘 정리됐다는 증거’이기도 합니다.
핵심과 논지를 짧게 압축할수록 상대방에게 전달되는 메시지는 더 명확하고 강력해집니다. 특히 의사결정권자가 많은 보고서를 빠르게 판단해야 할 때 한눈에 들어오는 1페이지 요약은 그 자체로 보고의 완성도를 높이는 전략이 됩니다. 요즘은 파워포인트 기반의 보고서도 많습니다. 이 경우에도 핵심 메시지를 정리한 1~2페이지 보고서가 첨부되면 훨씬 신뢰도가 올라갑니다. 결국 중요한 건 분량이 아니라 ‘얼마나 정확하고 빠르게 소통하느냐’입니다.
〈4장 중에서〉

회의록을 작성할 때 몇 가지 항목으로 기본 틀을 잡으면 훨씬 정리도 잘 되고 전달력도 높아집니다. 사안마다 다를 수 있지만 보통 다음 4가지 항목으로 나눠 작성하는 방법을 추천합니다.
① 회의안건 / ② 세부 논의사항 / ③ 결정사항 / ④ 향후 진행/논의사항 또는 Action item
두 번째 항목인 세부 논의사항은 말 그대로 회의에서 누가 어떤 이야기를 했는지를 남기는 부분이므로 가급적 발언자 이름까지 함께 적는 것이 좋습니다.
예) ○○ 안건은 A 안대로 진행하는 것이 좋겠음 (○○○ 팀장)
만약 시간이 부족하거나 회의 결정사항만 빨리 정리하고 싶다면 ‘② 세부 논의사항’은 생략하고 ‘③ 결정사항’과 ‘④ 향후 진행/논의사항’만 기록해도 괜찮습니다. 특히 ‘③ 결정사항’은 중요한 항목이므로 반드시 기록하는 게 좋습니다. 참고로 저는 회의록 마지막에 꼭 이런 문구를 넣습니다.
〈5장 중에서〉

파워포인트 보고서를 만들 때 바로 파워포인트 프로그램을 열기보다는 먼저 워드 프로그램이나 A4 용지에 전체 스토리를 정리해 보기를 권합니다. 전체 스토리를 구성한 다음 그에 맞는 근거자료나 도표를 어떻게 배치할지도 고민해 봅니다. 이러면 파워포인트 보고서를 더 빠르고 효율적으로 만들 수 있습니다. 이 방식은 제안서를 만들 때도 매우 유용합니다. 실제로 제안서를 잘 만드는 사람 대부분이 이 구조를 따릅니다. 먼저 제안서의 전체 목차를 정하고 각 목차항목마다 명확한 헤드 메시지를 작성하죠. 이런 헤드 메시지를 ‘제안전략’이라고도 부릅니다. 파워포인트 보고서 작성방법을 다시 정리하면 다음과 같습니다.
〈6장 중에서〉

초보 발표자들이 흔히 첫 인사를 자연스럽게 못하는 실수를 합니다. 마치 첫 단추를 잘못 끼우듯이 시작이 꼬이면 발표 내내 자신감을 갖기 어렵겠죠? 여러분은 다음 2가지 인사말 중 어떤 방식이 나아 보이나요?
“안녕하십니까? ○○회사 ○○부서 ○○팀 누구입니다.” (이 인사말을 하는 동시에 인사를 함)
“인사드리겠습니다.” (먼저 인사를 하고) “○○부서의 ○○입니다. 여러분을 뵙게 되어 반갑습니다.”
첫 번째 방식처럼 인사말이 길어지면 인사하는 타이밍을 놓치기 쉬워서 청중도 박수 칠 타이밍을 놓치기 쉽습니다. 여러분도 혹시 비슷한 경험이 있나요? 반면에 두 번째 방식은 인사 메시지를 짧게 던진 뒤 먼저 인사를 하고, 박수를 받은 다음 주변을 자연스럽게 둘러보며 자신을 소개하는 것입니다. 이러면 청중과의 유대감이 더 쉽게 형성되고 발표자 마음도 한결 여유로워집니다.
〈9장 중에서〉

요즘은 회의내용을 일일이 타이핑하기보다는 스마트폰이나 노트북의 녹음기능으로 녹음하는 경우가 많습니다. 그리고 녹음내용을 텍스트로 바꿔주는 앱이나 온라인 사이트를 활용해 텍스트로 바꾸죠. 저는 위의 회의록 작성기로 이 작업을 합니다. 즉, 회의내용 녹음파일을 회의록 작성기에 넣고 ‘회의록 작성을 부탁해’라고 프롬프트를 입력하면, 앞서 설명한 회의록 작성요건인 ① 안건, ② 주요 논의사항, ③ 결정사항, ④ 향후 논의사항(or Action Item)에 맞춰 내용을 자동으로 정리해 줍니다. 물론 이 회의록 결과를 실제 업무에 활용하려면 반드시 점검하고 다듬는 작업을 해야 하지만, 이 도구를 활용하면 결과물의 80~90%를 엄청 편리하게 해결할 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같은 회의내용을 회의록 작성기에 넣었을 때 결과를 보겠습니다.
〈10장 중에서〉

문서로도 구두로도 막힘이 없는 진짜 프로의 보고법 보고나 기획을 잘하려면 관점 전환과 함께 문제를 끝까지 파고들어 근본 원인을 파악하는 역량, 적합한 정보를 모아 창의적으로 발상하는 역량을 갖춰야 합니다. 그다음에 그것들을 알맞은 보고서 형식에 잘 담아내고 실전에서 상대를 설득할 수 있는 보고나 발표법 등을 고민해야 하죠. 이 책은 여러분이 바로 그런 역량들을 하나씩 갖출 수 있도록 구성했습니다. 책 제목 그대로 보고서를 쓰기 전 입체적으로 상황을 분석해 발상하는 방법부터 문제해결을 위한 전략적 사고법, 1페이지 보고서와 파워포인트 보고서 작성법, 이메일과 회의록을 작성하는 방법, 상황에 맞는 실전 보고법과 프레젠테이션 기술 등을 모두 담았습니다. 특히 맥락 없이 화려한 보고서가 아닌 명확한 논지와 군더더기 없는 균형미를 살려서 의사결정권자를 효과적으로 설득하는 보고서 작성에 초점을 맞추고 있습니다. 여기에 ChatGPT 등 마치 보고서와 기획서 작성을 위해 탄생한 듯한 생성형 AI를 효과적으로 사용하는 방법과 함께 실제 활용할 수 있는 ChatGTPs까지 제공합니다. 이 책은 기본적으로는 보고서 잘 쓰는 법을 다루지만 크게는 스마트하게 일하기 노하우 전반을 다루고 있습니다. 여러분이 조직 생활을 하든, 창업을 하든 삶의 중요 순간에는 항상 ‘문서와 설득’이라는 과정이 따릅니다. 그럴 때 이 책의 내용을 활용하면 남들이 가지지 못한 무기를 지니게 되리라 확신합니다. 이 책의 부제인 ‘승진을 5년 앞당기는 보고의 힘’은 단순한 카피가 아니라 여러분이 잡아야 할 현실입니다. 이 책을 통해 익히는 보고법과 일 잘하는 노하우는 여러분에게 승진과 성공의 가장 확실한 지름길이 돼 줄 것입니다. 메타인지, AI 시대 기획력 & 보고력을 강화하는 최고의 무기 이 책은 보고력 초격차를 만드는 가장 큰 요소로 ‘메타인지’를 강조합니다. 메타인지는 한마디로 ‘내가 무엇을 모르고 아는지’를 아는 역량을 말합니다. 생성형 AI를 써봤다면 AI가 간혹 엉뚱하거나 완전히 틀린 답을 한다는 사실을 알 것입니다. ‘내(AI)가 무엇을 모르는지 모르기’ 때문에 일단 아는 척을 하는 것이죠. 반면에 사람은 자신이 무엇을 모르는지 명확히 압니다. 특히 ‘메타인지’ 역량이 있는 사람은 자신이 무엇을 알고 모르는지 더욱 선명하게 구분하고, 자신의 사고를 한 발 떨어져 바라보며 보고서의 빈 곳을 메우고, 읽는 사람이 어떻게 받아들일지까지 시뮬레이션하면서 문서를 완성합니다. 결국 ‘메타인지 역량을 얼마나 키웠는가’가 보고서 작성의 출발점이라고 해도 과언이 아니죠. 이 책은 여러분의 메타인지 역량을 높일 수 있는 ‘몰입을 통한 메타인지 통찰법’, ‘메타인지 상황 인정법’과 함께 메타인지 기반의 생각 정리법과 경우의 수 분석법 등 다양한 사고법을 제시하고 있습니다. AI의 능력이 아무리 뛰어나도 그 산출물의 의미와 목적을 정의해 올바른 선택과 판단을 하는 것은 여전히 인간의 몫입니다. 이 책은 ‘메타인지’를 통해 전략적 판단력과 종합적 사고력을 강화해 AI와 협업하며 최선의 방향과 결과를 만들어 내는 방법을 제시합니다. 다양한 실무 경험과 인문학적 통찰로 빚어낸 보고의 정석 저자는 인사전문가, 컨설턴트, 작가, 강사, 스타트업 창업자, 기업 대표 등으로 다양한 경험과 체계적인 실무 경험을 쌓았고, 수천 명 대상의 기획과 보고 관련 강의를 진행하기도 했습니다. 또 오랜 기간 인문학과 리더십을 연구해 보고력과 기획력의 바탕이 되는 사고의 기술을 익혔습니다. 그리고 여기 그 경험과 노하우, 사고의 기술을 ‘보고력과 기획력’이라는 주제로 집약해 한 권의 책으로 냈습니다. 특히 직원과 CEO 두 개의 시점에서 보고서를 작성하고 품질을 점검하는 기준을 제시한다는 것이 이 책의 가장 큰 장점이 될 것입니다.