묻기엔 사소하지만, 모르면 헤맨다! 일과 인생의 균형을 지키는 ‘시간 효율’의 기술 100가지 ‘일단 앉아서 열심히 하면 뭐라도 되겠지!’ 그저 열심히 하면 자연스레 성과가 따라올 것이라고 믿지만, 흔히들 하는 착각이다. 우직하게 일하는 태도가 나쁜 것은 아니지만 유능하다고 볼 수도 없다. 회사는 ‘높은 성과를 내는 것’을 바라기 때문이다. 성과를 내지 못하면 그토록 치열하게 일에 매진했던 시간마저도 무의미하게 집과 회사를 왕복한 것으로 전락하고 만다. 그러면 야근은 물론이고 주말까지 반납하며 근무 시간을 대폭 늘려서 어떻게든 성과를 내는 게 좋은 생각일까? 그렇지 않다. 직장이라는 영역에서 좋은 실적을 남겼다는 보람은 느끼겠지만, 당신의 삶이라는 넓은 관점에서는 ‘대체 내 인생에서 직장 외에 무엇이 남았지?’라며 허탈한 감정을 느낄 가능성이 크다. 포인트는 ‘생산성은 그대로 유지하되, 근무 시간은 단축하는 것’이다. 일의 퀄리티와 짧은 근무 시간은 양립할 수 없다는 생각은 편견에 불과하다. 세상에는 매일 수백 통씩 쏟아지는 이메일을 빠르게 처리하고, 여러 회의에 참석하며, 수십에서 수백 명의 부하 직원을 거느리는 리더들이 실제로 존재한다. 그들은 방대한 양의 업무를 처리하면서도 칼같이 퇴근하여 자신의 삶을 즐긴다. 그걸 가능하게 만드는 것이 ‘시간 효율’의 기술이다. 《퇴근은 칼같이, 일은 완벽하게》의 저자 모리타 유키는 20여 년간 바클레이즈, 드레스너 클라인워트(현 알리안츠), 아메리칸 인터내셔널 그룹 등 글로벌 금융 기업의 임원들을 보좌하며 배운 시간 효율의 기술을 이 책에 담았다. 끝날 줄 모르는 야근에 지친 직장인이라면 같은 시간으로도 더 많은 일을 해내는 시간 효율의 기술을 살펴보자. 커뮤니케이션 오류를 줄이는 이메일 작성법부터 외부 미팅을 한 번에 성사시키는 방법까지. 근무 시간은 절반으로 줄이고, 성과는 두 배로 늘리는 업무 노하우 100가지를 제시하는 책이다.

프롤로그 도입 업무를 빠르게 끝내기 위한 마음가짐 01 ‘단순한 시간 단축’과 ‘시간 효율이 좋은 방법’의 차이 02 시간 효율을 높이는 목적을 생각한다 03 ‘시간이 있으면 하고 싶은 일’을 정해 본다 04 ‘무조건 열심히’는 이제 그만 05 바쁠수록 ‘왜?’를 헤아린다 06 ‘하지 않는다’는 선택지도 있다 1장 시간을 가치 있게 쓰는 법 07 즐거운 일정부터 확보한다 08 일정을 세우는 데에 시간을 들인다 09 먼저 업무의 전체적인 프로세스를 파악한다 10 협업할 관계자가 많은 일부터 시작한다 11 ‘예비 시간’을 확보한다 12 소요 시간은 경험치의 1.2배로 잡는다 13 회의는 15~30분 여유 있게 잡는다 14 외근은 이동 범위를 최대한 작게 15 친해지고 싶은 사람은 식사 시간에 만난다 16 취소하기 힘든 약속을 잡는다 17 급한 부탁은 퇴근 전에 끝낼 수 있는지 판단한다 18 퇴근 15분 전에 일정을 조정한다 19 캘린더 앱을 적극적으로 활용한다 20 할 일은 전날 밤에 정한다 21 출근 시간에 오늘 하루를 시뮬레이션한다 2장 이메일 및 업무 채팅의 효율화 22 이메일의 회신 순서를 구분한다 23 서식을 활용해 효율적으로 대응한다 24 이메일을 작성할 때 명심할 세 가지 포인트 25 일정 조율 시에는 선택지를 제시한다 26 답장이 필요치 않음을 미리 밝힌다 27 예약 발송 기능을 활용한다 28 이메일은 꼭 필요한 것만 보관한다 29 수신함을 업무 관리에 활용한다 30 수신자와 첨부 파일은 최소한으로 31 답신은 적절한 시점에 끊는다 32 이메일과 메신저는 적절히 병행한다 33 메신저 기능을 효율적으로 사용한다 3장 일이 잘 풀리는 업무 환경 만들기 34 5분 안에 끝낼 수 있는 일부터 시작한다 35 업무에 필요한 자료는 미리 준비한다 36 업무는 종류별로 구분해서 처리한다 37 집중력이 흐트러지면 짧은 휴식을 취한다 38 떠오른 업무는 바로 포스트잇에 적는다 39 점심은 붐비지 않는 시간대에 해결한다 40 자투리 시간에 처리할 업무 리스트를 만든다 41 방해 요소가 없는 환경을 만든다 42 여유가 생기면 다음 업무를 챙긴다 43 자주 하는 업무는 매뉴얼로 만든다 44 회의용 자료는 핵심 내용만 담는다 45 완성도가 30%일 때 피드백을 받는다 46 활기찬 음악으로 지루함을 예방한다 47 좋아하는 것으로 의욕을 끌어올린다 48 책상 위에 간식을 두지 않는다 49 비상 상황을 대비한 물건은 항시 구비한다 50 일어나지 않은 일에 시간을 쓰지 않는다 51 퇴근 시에는 책상 위를 정리한다 4장 스트레스를 받지 않는 작업 요령 52 내게 적합한 전자 기기를 구비한다 53 디스플레이는 여러 개 사용한다 54 수신함은 항상 곁눈질로 확인한다 55 불필요한 데이터는 과감하게 지운다 56 파일명에 키워드를 두 개씩 넣는다 57 자주 쓰는 앱은 원클릭으로 실행되도록 설정한다 58 웹사이트를 저장할 때는 이름을 바꾼다 59 비밀번호는 자동 입력 기능으로 저장한다 60 새로운 툴이 항상 유용한 건 아니다 61 음성 입력 기능을 활용한다 62 문서는 편집할 수 있는 상태로 공유한다 63 AI를 어시스턴트로 쓴다 5장 일이 쉬워지는 커뮤니케이션 노하우 64 회의 시간은 짧게 잡는다 65 필수적이지 않은 회의는 채팅으로 대체한다 66 아젠다는 회의 이틀 전에 수집한다 67 회의실 예약 시에는 시간과 공간을 고려한다 68 서로의 장단점을 파악하여 일을 배분한다 69 다음 사람에게 전달하는 업무는 신속하게 70 부탁할 때는 이점을 함께 제시한다 71 외부 미팅은 사전 조율을 거친다 72 논의는 구체적으로 여러 번 반복한다 73 이미지나 음성이 텍스트보다 명확하다 74 성공 사례를 따른다 75 진행 상황과 목표는 항상 공유한다 76 모든 업무에 마감 기한을 설정한다 77 감사 인사는 사진을 활용하여 전달한다 78 마감일은 며칠 빠른 날짜로 전달한다 79 업무 일지는 날마다 공유한다 80 통념으로 상대를 통제하지 않는다 81 프로젝트가 끝나면 함께 식사한다 82 고마운 상대에게는 작은 선물을 한다 6장 삶이 만족스러워지는 작은 습관 83 아무리 바빠도 최소 7시간은 잔다 84 결정적 순간을 위한 아이템을 갖춘다 85 마음에 드는 아침 루틴을 만든다 86 가벼운 운동으로 컨디션을 파악한다 87 업무 모드의 온 앤 오프를 구분한다 88 탄수화물 섭취량을 줄인다 89 건강한 식습관을 만든다 90 야근할 수 없는 날이라고 선언한다 91 성취감을 느끼는 업무 방식을 만든다 92 80%면 충분하다고 생각한다 93 취미는 평일 저녁에 즐긴다 94 멀티태스킹으로 시간을 알차게 쓴다 95 여유 시간에 자잘한 일을 처리한다 96 장소를 바꿔서 자극을 준다 97 귀가 후 루틴도 만든다 98 나의 행복을 위한 날을 정한다 99 휴가 중에는 자동 회신을 설정한다 100 효율성을 과도하게 추구하지 않는다 에필로그

‘속도를 올리면 같은 시간에 더 많은 일을 할 수 있으니 시간 효율도 올라가겠지?’ 이런 생각으로 무작정 작업 시간을 줄이려고 애쓰는 사람들이 있습니다. 전혀 틀린 말은 아니지만, 오로지 시간을 단축하는 데 집중하다 보면 부실한 결과물이 나오기 쉽습니다. 왜 그럴까요? 작업물의 품질, 완성도, 상대방의 만족도 같은 본질적인 요소들을 놓쳐 버리기 때문입니다. _22쪽

또한 이메일을 새로 보낼 때나 답장할 때, 자신을 참조인으로 넣는 게 효과적입니다. 그러면 회신한 이메일이 여러분의 수신함에도 들어오므로 해당 메일이 ‘답장을 기다리는 상태’임을 눈에 띄게 표시할 수 있습니다. _93쪽

짧게 물어볼 일인데도 이메일을 쓰는 것은 비효율적이고, 반대로 장문의 내용을 메신저로 보내는 것도 적절하지 않습니다. ‘간단한 질문이나 확인’은 메신저, ‘기록을 남겨야 하거나 내용이 길고 복잡한 커뮤니케이션’은 이메일을 권장합니다. _99쪽

‘A사’를 하나의 단위로 설정해서 1) 견적서 작성, 4) 제안서 작성 업무를 연달아 처리하는 쪽이 훨씬 피로감이 적습니다. 게다가 A사에 견적서를 발송할 타이밍에 맞춰서 3) C사의 이메일에도 회신하고, 2) B사 관련 이메일 이력을 확인한 뒤에 바로 프로젝트 자료를 만들면 수신함을 여는 일도 한 번으로 끝낼 수 있습니다. _113쪽

반대로 당신이 누군가에게 자료 작성 업무를 맡기는 입장이라면, 서로의 수고를 줄이기 위해서라도 처음부터 ‘자료의 목적과 최종 목표’를 충분히 공유하는 것이 중요합니다. 예를 들어, 그 자료가 고객을 유치하기 위한 것인지, 사내 임원에게 보일 프레젠테이션 자료인지에 따라 필요한 정보나 구성 방식이 완전히 달라지기 때문입니다. _131쪽

이메일의 제목이나 본문도 마찬가지입니다. 어떤 단어가 들어가면 나중에 검색할 때 좋을지를 염두에 두고, 해당 키워드를 포함해서 작성합시다. 받은 이메일에 회신할 때도 이런 점을 의식하면 검색 효율이 훨씬 높아집니다. _155쪽

회의는 짧게 하면 안 된다고 생각하실 수도 있지만, 시간을 효율적으로 쓰고 싶다면 무의미한 회의는 과감히 없애야 합니다. 굳이 시간을 조정해 여러 사람을 붙잡고 무익한 시간을 보내는 게 오히려 시간 낭비의 극치가 아닐까요? _172쪽

외부 사람들과 협의할 때는 기본적으로 내부에서 방향성을 정한 다음에 결정 사항을 가지고 가야 합니다. 그러기 위해서는 내부에서 예산, 일정, 요청하고 싶은 내용 등의 허용 범위를 구체적으로 정해야 하겠죠. _187쪽

프로젝트 참가자나 외주업체에 지시를 내릴 때는 프로젝트의 마감 일정을 비롯하여 프로젝트의 목적, 타깃층 등을 포함한 최종 목표까지 세부적으로 공유해야 합니다. 핵심은 성과물이나 최종 목표를 시각화하는 겁니다. _192쪽

심리학적으로도 행운의 아이템은 집중력을 높이고 수행 능력을 끌어올리는 데 도움이 된다고 알려졌습니다. 쉽게 말하면, 일을 잘 풀리게 만들어 주는 도구인 셈이죠. 중요한 고객사를 방문할 때 착용하는 손목시계, 마감 직전에 듣는 음악, 미팅 전에 먹는 과일, 특별한 날에 입는 원피스 등 무엇이든 자유롭게 정할 수 있습니다. _217쪽

시간 효율을 높이는 건 어디까지나 ‘목적’이 아니라 ‘수단’입니다. 효율적으로 일해서 스트레스를 줄이고, 야근이나 집에서 일하는 상황을 만들지 않으며, 개인적인 시간을 즐기기 위한 수단이죠. 시간 효율 향상 자체가 목적이 되면, 이해득실이나 효율 만능주의에 빠져 인생을 즐길 수 없습니다. _248~249쪽

단순히 여유 시간을 확보하는 것보다는 그렇게 얻은 시간을 어떻게 쓰느냐가 진정한 행복을 좌우하기 때문입니다. _252쪽

일 잘한다는 말도 듣고, 내 인생도 챙기고 싶은 이들을 위해 ‘일머리’를 기르는 실용적인 방법을 제시하는 책 미디어 속의 ‘바쁜 직장인’은 현실과 다르다. 실제 직장인은 바쁜 상황에서 전화 응대까지 하려니 말은 꼬이고, 외부 미팅에서는 바로 답할 수 없는 질문 때문에 당황하고, 공들여 준비한 보고는 “무엇을 위해 마련한 자리인지 모르겠다.”라는 냉정한 평가를 받기 십상이다. 늦게까지 남아서 그걸 수습하자니 정시 퇴근 후에 내 삶을 즐기는 모습은 꿈에서나 가능한 광경이다. 업무나 회사의 분위기에 익숙해지면 유능한 ‘일잘러’가 될 수 있을 거라며 애를 써도 노력에 배신당하는 결과만 나온다. 나는 분명히 내 의사를 명확하게 전달했다고 생각했는데, 상대로부터 “그런 얘기는 못 들었는데요?”라는 말을 들으면 맥이 탁 풀린다. 그 외에도 상대는 내 의도를 오해하고, 필요한 자료는 아무리 찾아도 안 보이고, 이전 버전의 파일로 작업해서 다시 작업하는 등 수없이 많은 착오를 저지르고 나면 말로만 듣던 무능한 직원이 내 얘기인가 싶다. 이럴 때 제일 빠지기 쉬운 함정이 ‘집중해서 열심히 하면 다 나아지겠지!’라는 순진한 생각이다. 기본적으로 일은 혼자 마무리 짓는 것이 아니므로 나만 열심히 한다고 성과를 낼 수 있는 게 아니다. 전체적인 프로세스를 숙지해서 업무 진행에 차질이 없도록 신경을 쓰는 것부터 상사가 봤을 때 완벽하다고 느낄 보고서 작성, 작업이 수월해지는 명확한 커뮤니케이션, 외주업체와의 원활한 업무 조율, 양호한 인간관계 구축까지. 일 잘한다는 평가를 받으려면 신경 쓸 일이 많다. 그러나 ‘일잘러’로 나아가기 위한 노하우를 얻는 수단은 한정적이다. 큰 사안이 아니라면 사수나 상사를 붙잡고 일일이 묻기에는 사소하고, 그렇다고 알아서 습득하자니 거듭되는 시행착오로 시간만 잡아먹는다. 신간 《퇴근은 칼같이, 일은 완벽하게》는 그런 직장인들을 위해 무심코 저지를 수 있는 실수를 줄이고, 일을 수월하게 만드는 실용적인 방법을 제시한다. 굴지의 글로벌 기업 인재들의 업무 노하우를 실제로 적용해 보면, 쉬워 보이는 방법들이 무척 유용하다는 사실을 체감할 것이다. 일의 퀄리티는 유지하면서도 근무 시간은 줄여서 ‘일을 신속하면서도 실수 없이 완벽하게 해내는 직원’이라는 평가를 얻을 수 있을 것이다. 쓸데없는 시간 낭비를 줄여 나만의 시간을 확보하라 시간 효율의 기술을 통해 ‘진정으로 소중한 것’에 집중하는 법 이 책은 단순한 시간 단축과 시간 효율이 좋은 방법의 차이를 분명하게 구분하는 것으로 시작하여, 시간 효율을 높일 수 있는 구체적인 방안을 제시한다. 따라 하기 어려운 것도 아니다. 할 일이 많다고 해서 일정을 빠듯하게 세우지 말고 하루에 2시간씩 ‘예비 시간’을 두거나 업무에 드는 시간을 경험치의 1.2배로 잡으라는 등 쉽게 적용할 수 있는 방법들이다. 얼핏 보기에는 ‘이게 얼마나 유용하겠어?’라고 생각할 수도 있다. 하지만 대단치 않다고 여겼던 행동으로 시간 손실을 줄여 가면, 어느덧 일에 쫓기지 않고 한결 여유로워진 나 자신을 발견할 수 있을 것이다. 여기서 저자는 시간 효율을 올리는 것은 어디까지나 업무를 신속하게 끝내기 위한 수단일 뿐, 시간 효율의 기술 습득 자체를 목표로 삼으면 안 된다는 말을 거듭 강조한다. 여유 시간을 만드는 이유는 일에 전념하기 위해서가 아니라, 삶을 더욱 보람차게 만들기 위함이라는 사실을 잊으면 안 되기 때문이다. 때때로 사람들은 일을 우선시하는 태도가 유능하다는 착각에 사로잡혀 휴식의 중요성을 간과한다. 저자는 그러한 태도에 반대하며 자신이 지켜본 글로벌 기업 임원들은 성과 못지않게 휴식도 소중히 생각했다고, 잘 쉬어야 일도 훌륭하게 해낼 수 있다고 말한다. 결과적으로 《퇴근은 칼같이, 일은 완벽하게》는 “너무 바빠서 내 시간을 가질 여유가 없어요.”, “이러다가 정신을 차리고 삶을 되돌아보면 직장 생활 외에 남은 게 없을까 봐 두려워요.”라는 말을 달고 사는 직장인들에게 정말 소중한 것에 집중할 시간을 확보하는 방법을 제시하는 책이다. 일상이 행복해져야 일하는 보람도 느끼는 법이다. 여기서 제시하는 100가지 방법을 통해 일과 삶의 균형을 맞추고, 양쪽의 만족도를 높일 수 있을 것이다.